Langkah mencatat stock barang secara manual sangat Krusial Buat dipahami Buat mengelola jumlah barang yang Eksis di Penyimpanan agar dapat terkelola dengan Bagus. Metode ini sering digunakan karena mudah dalam pengaplikasiannya dan Tak memerlukan investasi teknologi yang besar.
Langkah Mencatat Stock Barang secara Manual
Dalam melakukan kegiatan mencatat stok barang, terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan agar catatan tersebut mudah Buat dimengerti. Informasi yang Anda catat juga harus Seksama dan mudah Buat diakses. Berikut Langkah mencatat stock barang secara manual Buat Anda:
1. Membikin Daftar Berisi Nama Barang
Langkah pertama yang dapat Anda lakukan ketika mencatat stok barang secara manual ialah Membikin daftar yang berisi nama barang Anda. Proses ini menggolongkan Seluruh barang yang Eksis di Penyimpanan.
Anda harus Membikin daftar secara rinci seperti nama, deskripsi, kode barang, dan kriteria lain yang Tetap berkaitan dengan barang agar tiap item barang dapat dengan mudah Anda identifikasi dan lacak.
Anda juga jangan lupa Buat selalu memperbarui daftar barang secara berkala demi memudahkan proses pengecekan barang baru, penghapusan barang Lamban, perubahan spesifikasi barang, dan lain sebagainya.
2. Menetapkan Satuan Ukuran yang Dipakai
Setelah Membikin daftar barang, Anda dapat menetapkan satuan ukuran barang. Satuan ukuran ini haruslah konsisten dan sesuai dengan jenis barang agar pencatatan menjadi Seksama.
Anda dapat menggunakan satuan ukuran liter atau mililiter Buat barang Likuid dan gram, kilogram, unit, dan lain sebagainya Buat barang padat. Dengan menetapkan satuan ukuran barang yang Pas, Anda dapat meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan data stok barang menjadi lebih Seksama dan mudah dipahami.
3. Membikin Garis Kolom Pencatatan
Tujuan Membikin garis kolom dalam melakukan pencatatan stok ialah agar dapat menangkap seluruh aspek Krusial dari kegiatan transaksi stok. Entah itu mengenai jumlah masuk dan keluarnya barang, saldo akhir, harga per barang, kondisi barang, dan lain sebagainya.
Dalam Membikin kolom pencatatan ini haruslah Jernih dan sistematis. Hal ini bertujuan Buat menjaga kerapian data dan memudahkan dalam mencari informasi spesifik barang ketika diperlukan Buat kegiatan operasional maupun audit (menguji keakuratan laporan keuangan dari suatu organisasi atau perusahaan).
Kemudian, disarankan Buat memastikan tabel pencatatan Mempunyai cukup ruang Buat mencatat data secara rinci dan sistematis Buat tiap barang yang masuk atau keluar, sehingga mudah dalam melakukan pengecekan dan audit stok.
4. Melakukan Pencatatan Masuknya Stok Barang
Apabila Eksis stok barang yang masuk, Anda harus segera melakukan pencatatan pada barang. Pencatatan ini mencakup detail-detail seperti Lepas masuk, sumber, faktur atau Arsip pengiriman, dan kondisi ketika barang diterima.
Proses pencatatan ini Tak hanya digunakan Buat memperbarui data inventaris, tetapi juga memastikan bahwa barang telah sesuai dengan yang dipesan, Bagus dalam segi jumlah maupun kualitas.
Umumnya, kegiatan pencatatan barang yang masuk ini dimasukkan dalam Kitab besar atau menggunakan formulir Spesifik Buat mencatat stok barang yang diterima.
Tujuannya Buat membantu pengelolaan Interaksi antara Anda dengan pemasok serta menjadi bukti dari bentuk pertanggungjawaban dalam menerima barang.
Baca juga: Langkah Melakukan Manajemen Stok Barang Buat Bisnis Online
5. Melakukan Pencatatan Keluarnya Stock Barang
Salah satu tujuan dari dibuatnya catatan stok barang ialah Buat mengetahui alur masuk dan keluarnya barang. Setiap adanya pengeluaran stok barang harus diberi catatan detail mencangkup Dalih pengeluaran, entah itu karena telah terjual, rusak, dan lain sebagainya.
Tujuan dari pencatatan pengeluaran ini Buat membantu dalam mengelola penggunaan barang dan meminimalisir terjadinya kehilangan serta pencurian barang.
Dalam mencatat keluarnya stok barang, Anda harus memperhatikan keakuratannya. Hal ini dilakukan Buat menganalisis tren penjualan, perencanaan, dan mengevaluasi kebutuhan stok Buat selanjutnya.
6. Menghitung Jumlah Stok Barang
Menghitung jumlah stok barang secara berkala sangatlah dibutuhkan Buat menjaga kesesuaian jumlah barang berdasarkan dengan transaksi yang sebenarnya.
Proses menghitung jumlah stok barang ini hendaknya dilakukan dengan cermat dan Pas agar jumlah akhirnya sesuai dengan jumlah Konkret. Anda hendaknya juga perlu mencatat Lepas perhitungan Buat mengawasi perubahan jumlah stok secara berkala.
Apabila terdapat perbedaan antara jumlah stok barang yang Eksis di data dan kenyataannya, Anda perlu menemukan penyebab dari perbedaan tersebut. Dalam beberapa kasus dikarenakan kesalahan dalam mencatat, barang hilang, dan adanya pencurian.
7. Teratur Melakukan Pemeriksaan Stock Barang
Tujuan dari pemeriksaan secara teratur ialah memastikan jumlah stok barang yang Eksis di data dan di lapangan itu sama, mengidentifikasi adanya kesalahan dalam pencatatan, dan segera melakukan tindakan apabila terdapat kesalahan atau penyelewengan.
Proses pemeriksaan ini biasanya melibatkan tim audit internal maupun eksternal yang dilakukan secara mendadak ataupun terjadwal. Oleh Karena itu, dalam melakukan pemeriksaan stok barang hendaknya Anda lakukan secara teratur dan berkala.
8. Menyiapkan dan Menyusun Laporan Stock Barang
Laporan stok barang yang Anda susun hendaknya berisi mengenai ringkasan detail aktivitas stok selama beberapa Masa tertentu, detail transaksi stok yang masuk dan keluar, dan perubahan yang Eksis dalam jumlah stok.
Laporan stok barang ini Krusial Buat warehouse management (sistem Buat manajemen Penyimpanan) dalam melakukan pengambilan keputusan, mengatur keuangan, serta mengatur strategi bisnis kedepannya.
Anda juga harus menyiapkan serta menyusun laporan stok sesuai dengan standar akuntansi dan aturan yang berlaku. Laporan ini dapat digunakan sebagai Arsip Formal ketika dilakukan audit atau pertanggungjawaban dalam bisnis.
Baca juga: Mengenal Stock Opname: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Kendalanya
Sudah Memahami Langkah Mencatat Stock Barang Secara Manual?
Langkah mencatat stock barang secara manual memang gampang-gampang susah. Meski begitu, mempraktikkan Langkah mencatat stok barang secara manual dapat meminimalisir adanya kelebihan maupun kekurangan barang, Bagus yang terjadi secara sengaja maupun tak sengaja.
Selain itu, manfaat lainnya ialah mempercepat pengambilan keputusan apabila terdapat barang yang hilang atau rusak, menganalisis sejauh mana usaha berkembang, dan mengetahui arus kas keluar masuk Buat barang yang Eksis.
Dalam melakukan pencatatan stok barang secara manual ini, Anda harus melakukannya secara sistematis dan konsisten agar memudahkan dalam mengecek dan memperbarui data barang.