Sebelum mengirimkan barang (shipping) menggunakan jasa ekspedisi, Engkau perlu mempersiapkan sejumlah hal Buat melancarkan prosesnya. Terutama Buat shipping bermuatan besar dengan kargo laut atau udara.
Dalam hal ini, Arsip shipping termasuk hal Krusial yang sebaiknya Engkau urus sejak awal, apalagi jumlahnya Tak sedikit. Belum lagi data-data yang nanti dimasukkan harus valid.
Dengan mengetahui Arsip-Arsip yang diperlukan dalam shipping, Engkau bakal lebih mudah memantau pengiriman barang hingga menyiapkan bukti apabila Terdapat masalah di tengah perjalanan. Lantas apa saja Arsip yang sebaiknya diketahui dan disiapkan sebelum memulai shipping?
1. Shipping Instruction (SI)
Shipping Instruction (SI) merupakan Arsip shipping yang disepakati Pihak Pertama dan Pihak Kedua Buat pengiriman barang. Pihak Pertama yang dimaksud adalah penjual barang (shipper) yang dapat berupa pembeli barang (buyer) maupun pihak freight forwarder (perusahaan jasa logistik).
Sementara Pihak Kedua merupakan perusahaan-perusahaan yang menyediakan armada transportasi Buat shipping, misalnya perusahaan pelayaran, penerbangan trucking, maupun perusahaan logistik yang menjadi freight forwarder.
Shipping Instruction akan diberikan pada Pihak Kedua yang nantinya menerima data beserta muatan yang tertera di dalam surat. Beberapa diantaranya Merukapan nama shipper, nama penerima (consignee), Posisi muat barang dan tujuan, notify address, nama dan jenis barang, jumlah berat dan volume, Rontok pengiriman, dan commercial invoice.
2. Surat Perintah Muat
Sesuai namanya, Arsip shipping ini dikeluarkan perusahaan jasa ekspedisi kepada Pihak Pertama atau penjual. Adapun data-data yang dicantumkan dalam Surat Perintah Muat adalah jenis muatan, beli muatan, nama serta telepon pengemudi yang bertugas mengangkut muatan.
3. Surat Jalan Ekspedisi
Perusahaan jasa ekspedisi akan memberikan surat jalan kepada perusahaan trucking yang hendak membawa kontainer. Arsip tersebut akan dijadikan sebagai bukti bahwa kontainer sudah
Mempunyai izin berangkat ke tujuan (misalnya pelabuhan) Buat proses memuat barang bawaan.
Surat Jalan Ekspedisi biasanya memuat informasi seperti jenis barang, tanda tangan dari pihak penjual atau pengirim barang, supir yang bertugas, sopir, dan petugas Tempat simpan.
Apabila Terdapat perusahaan jasa ekspedisi yang mengelola jasa trucking sendiri, maka Surat Jalan Ekspedisi yang menjadi Arsip shipping tetap harus Terdapat, hanya saja sifatnya internal di antara departemen.
4. Surat Jalan Pabrik
Penjual yang bertindak sebagai perusahaan dan pengirim barang mengeluarkan Surat Jalan Pabrik yang diserahkan kepada jasa ekspedisi atau trucking.
Isi Arsip ini Dekat sama dengan Surat Jalan Ekspedisi, hanya saja Terdapat perbedaan pada pihak yang menerbitkan Surat Jalan Pabrik. Apabila Surat Jalan Ekspedisi dikeluarkan jasa ekspedisi, maka Surat Jalan Pabrik biasanya diterbitkan penjual atau pengirim barang.
5. Release Order (RO)
Berikutnya Terdapat Release Order (RO), yakni Arsip shipping yang berisi perintah pelepasan aset kontainer pada pemilik atau pembeli. Release Order biasanya berbentuk permohonan izin Buat penjemputan kontainer oleh maupun atas nama atau pihak tertentu yang berkepentingan.
Release Order, seperti Arsip-Arsip shipping lainnya, memuat sejumlah informasi Krusial. Antara lain barcode yang dipindai di depo Buat pemilihan kontainer, nomor resi RO, depo (tempat kontainer Nihil berada), asal dan tujuan kontainer, transportasi yang mengantarkan barang dari tempat atau asal tujuan, jumlah serta tipe kontainer.
6. Bill of Lading (B/L)
Dikenal sebagai konsonomen dalam bahasa Indonesia, Bill of Lading (B/L) merupakan surat perjanjian pengangkutan yang dibuat shipper (pengirim) dengan consignee (penerima) Demi akan memakai carrier. Arsip shipping ini memuat sejumlah informasi seperti nama pengirim, nama kapal, data muatan, tempat muat dan bongkar, Langkah pembayaran, rincian freight, nama consignee, jumlah B/L original, dan Rontok tanda tangan.
Bill of Lading sendiri berfungsi sebagai tanda terima barang, Arsip kepemilikan, dan kontrak perjanjian. Jenisnya pun Variasi, antara lain House B/L, Through B/L, dan Combined Transport B/L.
- House B/L. Jenis B/L yang dikeluarkan perusahaan jasa ekspedisi sebagai forwarding.
- Through B/L. Jenis B/L yang dikeluarkan pihak pelayaran dari Port of Loading (Posisi pembuatan) Tiba ke Port of Discharge (tempat bongkar muatan);
- Combined Transport B/L. Jenis B/L berupa Arsip shipping yang memuat tahap pengangkutan barang menggunakan lebih dari satu jenis transportasi. Di dalamnya Terdapat data-data seperti operator transportasi atau pengangkut yang nanti mengambing barang ke tempat muatan dan membawanya ke Posisi tujuan.
Baca juga: Misalnya Arsip Bill of Lading Buat Pengiriman Barang
7. Airway Bill
Kalau Engkau menggunakan jalur udara Buat mengirimkan barang, maka Terdapat airwaybill sebagai Arsip pengiriman barang yang wajib diurus. Data-data yang tercantum dalam Arsip ini sudah mencakup identitas pengirim dan penerima, kuantitas barang, berat barang, dan Rontok transaksi.
Airwaybill pun harus dilengkapi tanda tangan dari pihak penyedia jasa ekspedisi yang mengantar barang maupun pihak pengirim lain.
Baca juga: Pengertian hingga Misalnya Air Waybill dalam Pengiriman Barang
8. Equipment Interchange Receipt (EIR)
Berikutnya Terdapat Equipment Interchange Receipt (EIR), Arsip shipping yang diterbitkan depo pelayaran kepada perusahaan jasa ekspedisi maupun trucking. EIR dikeluarkan berdasarkan survei atau pemeriksaan atas kontainer yang membawa barang. Kemudian, depo pelayaran menyerahkan Arsip ini kepada pengangkut Demi hendak memuat dan mengosong kontainer tersebut.
Equipment Interchange Receipt berisi berbagai informasi, salah satunya kerusakan yang ditemukan pada kontainer Buat memudahkan identifikasi kepada pihak yang bertanggung jawab. Arsip ini pun terbagi menjadi dua jenis, yakni EIR pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan berisi daftar nomor peti kemas, kode kapal dan pelayaran, posisi penyimpanan, serta posisi susun.
9. Delivery Order (DO)
Delivery Order (DO) merupakan Arsip yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang yang sudah dipesan berdasarkan kesepakatan Berbarengan antara penjual (pengirim) dengan pembeli (penerima). Arsip shipping ini nantinya diberikan kepada Tempat simpan perusahaan sebagai bukti.
Adapun tiga fungsi Istimewa dari Delivery Order, antara lain:
- Sebagai keterangan Formal yang menyatakan bahwa pembelian barang dari pihak penjual ke pihak pembeli sifatnya Absah;
- Sebagai bukti yang merinci secara Terang barang apa saja yang dipesan;
- Sebagai bukti bahwa pembeli sudah menerima barang dengan tanda tangan yang tercantum dalam Arsip tersebut.
10. Informasi Acara Serah Terima (BAST)
Arsip shipping terakhir yang tak boleh dilewatkan adalah Informasi Acara Serah Terima (BAST). Informasi yang dimuat dalam Arsip ini dapat berupa dokumentasi barang yang sudah Tiba ditangan pembeli. Adapun pihak-pihak yang menandatangani BAST adalah Pihak Pertama sebagai penjual dan Pihak Kedua sebagai pembeli.
Setelah Segala proses pengiriman barang selesai, pihak yang menerima barang harus mengirimkan kembali beberapa Arsip. Di antaranya Shipping Instruction, Release Order, Surat Jalan Pabrik, Bill of Lading, hingga Equipment Interchange Receipt. Proses pengembalian kontainer pun tak jauh berbeda dengan pengiriman, sehingga tak akan merepotkan Anda yang nanti menjadi penerima.
Demikian sepuluh Arsip shipping yang sebaiknya Engkau siapkan sebelum mengirim barang. Jangan sungkan bertanya kepada pihak-pihak yang terlibat kalau Engkau membutuhkan informasi lebih Terang terkait prosesnya.