Mayoritas masyarakat Paham kalau PO adalah singkatan dari ‘Pre-Order’ alias melakukan pembelian barang yang Tak ready stock. Pemahaman tersebut nggak salah, Tetapi Anda perlu lebih memahami tentang pengertian, fungsi, hingga Langkah pembuatan PO. Jangan berhenti menyimak penjelasannya Tiba akhir artikel, ya!
Apa itu PO?
Sebenarnya PO adalah akronim dari istilah purchase order yang kalau Anda terjemahkan ke dalam Bahasa berarti pemesanan pembelian. Istilah tersebut merujuk pada suatu Arsip berupa kontrak transaksi pemesanan barang antara pembeli dengan penjual.
Jadi, pembeli akan menghubungi penjual Buat melakukan pemesanan atas barang yang nggak tersedia stoknya. Biasanya, sistem ini berlaku buat transaksi barang dengan risiko tinggi. Contohnya seperti mudah basi, langka, atau punya harga mahal.
Penjual baru akan memproses penyediaan stok barang sesuai dengan pemesanan dari pembeli. Jadi, PO berfungsi sebagai jaminan transaksi pemesanan dari pembeli. Kalau pesanan dibatalkan, penjual berhak mendapatkan sejumlah ganti rugi atau Dapat memprosesnya secara hukum.
Apakah Purchase Order dan Pre-Order Sama?
Apa artinya purchase order sama dengan pre-order yang lebih dikenal di tengah masyarakat? Jawabannya, iya. Penyebutan pre-order lebih mudah sehingga orang awam pun gampang mengingatnya.
Tetapi, pada praktiknya, pre-order Tetap punya posisi lemah karena biasanya hanya berupa catatan pribadi penjual. Jadi, pre-order nggak punya sifat perlindungan buat seller apabila transaksi batal secara mendadak atau sepihak oleh konsumen.
Baca Juga: Langkah Mudah Membangun Toko Online Buat Developer Newbie
Fungsi PO
Purchase order menggunakan metode pembuatan invoice alias tagihan pakem sehingga bersifat mengikat dan wajib dipertanggungjawabkan. Selain itu, PO adalah transaksi yang Mempunyai banyak fungsi, meliputi:
1. Komitmen Transaksi
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, PO merupakan Arsip kontrak transaksi penjual dan pembeli. Jadi, purchase order adalah komitmen yang harus kedua belah pihak penuhi. Penjual harus menyediakan barang sesuai pesanan dan pembeli harus melakukan pembayaran lunas.
2. Meminimalisir Kesalahan Transaksi
Fungsi kedua PO, Yakni Buat meminimalisir kesalahan dalam transaksi jual beli. Biasanya ini berkaitan dengan jumlah barang, total pembayaran, metode pelunasan, termasuk pengiriman atau pengambilan. Seluruh tercatat lengkap, jadi kesalahan sebisa mungkin dihindari.
3. Membantu Inventaris Usaha
Adanya purchase order memudahkan dalam kegiatan inventaris usaha. Pencatatan arus keluar masuk barang jadi lebih mudah, begitu pula dengan total pemasukan dan pengeluaran. Arus kas usaha jadi lebih Jernih dan minim kesalahan.
4. Bukti Kewajiban Pajak Usaha
Faktur dalam proses PO adalah salah satu bukti yang Dapat Anda lampirkan buat keperluan pengurusan pajak badan usaha. Arsip pemesanan tersebut punya kekuatan hukum sebagai alat bukti yang Absah atas kewajiban pajak bisnis.
5. Menghindari Sengketa Hukum Berlarut
Kalau Eksis perselisihan antara pembeli dan penjual, nota purchase order juga Dapat jadi barang bukti. Arsip pemesanan itu akan jadi kontrak tertulis yang nggak terbantah ketika transaksi terjadi antara kedua belah pihak. Sengketa hukum juga Tak akan berlarut-larut karena alat buktinya kuat.
6. Meminimalisir Potensi Kerugian Usaha
Fungsi PO selanjutnya, Yakni meminimalisir potensi kerugian. Kondisi paling Biasa yang Dapat dicegah melalui adanya sistem tersebut adalah pembatalan pemesanan sepihak. Situasi tersebut sering konsumen anggap remeh padahal Dapat menimbulkan kerugian besar terhadap pembeli.
7. Mencegah Potensi Sabotase dari Kompetitor
Fungsi terakhir adalah Buat melindungi bisnis dari potensi sabotase pesaing. Tak jarang, khususnya pada ranah usaha online, kompetitor berusaha melakukan sabotase melalui pemesanan Imitasi. Keberadaan Arsip PO akan buat mereka berpikir ribuan kali Kalau mau melakukan hal tersebut.
Baca Juga: Apa Itu Reseller dan Dropship? Ini Pengertian dan Perbedaannya
Langkah Membikin Purchase Order
Banyak sekali bukan fungsi dari PO? Nah, mungkin Anda Tetap bingung gimana Langkah menjalankan sistem tersebut. Mudah memang kalau Anda sekadar mempraktikkan pre-order, Yakni promosi pembukaan pemesanan, pencatatan, transaksi akhir. Tetapi, purchase order nggak semudah itu. Langkah Membikin sistem PO adalah sebagai berikut:
1. Membikin detail produk mulai dari spesifikasi hingga harga jual yang menjamin kepastian keuntungan Buat penjual. Harga tersebut harus sudah menutupi Seluruh biaya produksi, operasional dan manajemen.
2. Mempromosikan produk melalui media yang memungkinkan, Bagus konvensional maupun modern. Jangan lupa buat mencantumkan informasi pembukaan – penutupan PO, serta kontak yang dapat dihubungi Buat melakukan pemesanan.
3. Buat Arsip PO dengan rincian sebagai berikut:
- Kop nama usaha.
- Detail pemesanan (minimal nama, nomor telepon, dan alamat harus tercantum).
- Nama produk dan kuantitas pemesanan.
- Total harga dan metode pembayaran atau pelunasan yang dipilih.
- Tanda tangan (sekarang Dapat memakai paraf elektronik) antara pembeli dan penjual pada Arsip tersebut.
4. Proses penyediaan barang sesuai dengan pesanan para pembeli.
5. Pendistribusian barang pada konsumen yang sudah mengisi format PO dengan Pas.
Nggak sulit bukan Langkah Buat melakukan hingga Membikin Arsip purchase order? Tak salah kalau PO adalah solusi transaksi jual beli terbaik buat Ketika ini. Barang hanya tersedia sesuai pesanan sehingga potensi stok mengendap yang merugikan penjual juga Dapat dicegah.
Baca Juga: Tips Sukses Membuka Usaha Toko Sembako
Penggantian Arsip Purchase Order
Mungkin akan timbul pertanyaan di benak Anda kalau Eksis hal mendesak yang membutuhkan penggantian isi Arsip purchase order. Apa hal itu diperbolehkan? Jawabannya, Eksis beberapa isi yang Dapat mengalami perubahan, Tetapi Eksis juga yang Tak.
Hal-hal yang berkaitan dengan jenis, kuantitas, dan harga produk, Tak boleh mengalami penggantian. Apalagi kalau periode pemesanan sudah berlangsung cukup Lamban dan proses transaksi barang antara penjual dan supplier tengah terjadi.
Mengganti poin-poin tersebut akan mengakibatkan kerugian pada pihak penjual. Hanya alamat pengiriman maupun penerima yang Dapat mengalami perubahan asalkan Tak menimbulkan kesulitan buat pemilik usaha.
Baca Juga: Membangun Motivasi Bisnis Online: Tips & Kata Motivasi dari Tokoh Sukses Terkenal
Sudah Paham Apa itu PO?
Nah, sudah paham bukan pengertian PO adalah seperti apa? Serta kaitannya dengan pre-order, fungsi, hingga Langkah membuatnya? Pada dasarnya, sistem ini hadir buat memberikan keamanan transaksi ke pihak penjual juga pembeli.
Kedua belah pihak punya hak dan kewajiban masing-masing yang terlindungi lewat sistem purchase order. Kalau Tiba tak terpenuhi, maka Eksis gugatan hukum dengan bukti valid yang dapat dilakukan Buat menghindari kerugian salah satu pihak.
Anda dapat mempertimbangkan PO sebagai metode Manjur Buat menjaga stabilitas bisnis. Pencatatan pemesanan akan membantu dalam inventaris, arus kas, hingga membangun kepercayaan dengan konsumen. Yuk, coba terapkan pada usaha Anda dan buktikan sendiri manfaatnya!