Salah satu kegiatan Krusial dalam operasional perusahaan supaya bisnis tetap berjalan Fasih adalah pengadaan barang atau stok. Terdapat berbagai Langkah pembelian barang dari supplier, termasuk menggunakan konsep purchase order (PO) yang berarti pesanan pembelian.
Ketika permintaan akan suatu produk meningkat secara signifikan, Anda perlu siap sedia menyetok barang-barang yang dibutuhkan. Nah, Buat mengantisipasi risiko seperti stok Hampa dan lain sebagainya, Anda Dapat memanfaatkan konsep PO. Konsep ini Dapat membantu operasional bisnis lebih teratur dan efisien.
Apa Itu Purchase Order?
Terdapat sejumlah Arsip yang menghubungkan antara penjual dan pembeli dalam suatu transaksi. Arsip yang dibuat pembeli Buat menunjukkan daftar barang yang Mau dibeli disebut sebagai purchase order (PO) atau pesanan pembelian. Perlu Anda garis bawahi, pembeli lah yang Membikin Arsip tersebut.
Pesanan pembelian menjadi bukti kontrak antara pembeli dengan penjual atau pemasok bahwa pembeli berkomitmen membeli produk sesuai kesepakatan. Biasanya, dalam Arsip pesanan pembelian terdiri dari berbagai informasi seperti nama perusahaan, Lepas pesanan, detail produk, harga, dan lain sebagainya.
Arsip PO berbeda dari invoice. Perbedaannya terletak dari Masa dan pembuatanya. Arsip pesanan pembelian dibuat oleh pihak pembeli pada awal pemesanan. Sementara itu, invoice merupakan Arsip tagihan yang pihak penjual kirimkan kepada pihak pembeli pada Ketika akhir ketika proses pembayaran.
Setelah pihak pembeli Membikin Arsip PO, selanjutnya penjual akan meninjau Arsip tersebut Buat mempertimbangkan penawaran dari pihak pembeli. Kalau mendapatkan persetujuan, maka pihak penjual akan memproses barang sesuai dengan kesepakatan yang tercantum pada Arsip pesanan pembelian.
Baca Juga: Pergudangan: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Mekanisme
Manfaat Melakukan Purchase Order
Walaupun butuh Masa beberapa Lamban Tiba transaksi selesai, sistem PO tetap Mempunyai sejumlah manfaat yang menguntungkan kedua pihak, Yakni pembeli dan penjual. Salah satu manfaat utamanya adalah Buat menghindari risiko rugi. Berikut adalah penjelasan lebih lengkap terkait benefit sistem purchase order.
1. Mengamankan Stok Barang
Kalau Anda Mempunyai bisnis, maka memastikan stok barang dalam jumlah yang Kondusif adalah suatu keharusan yang mesti Anda lakukan. Bayangkan Kalau suatu hari Penyimpanan penyimpanan stok barang menipis padahal permintaan akan produk sedang tinggi-tingginya sehingga mengakibatkan pelanggan Tak dapat menerima barang.
Tentu saja peristiwa tersebut dapat mengecewakan pelanggan. Buat mengantisipasi kejadian itu, Anda Dapat menerapkan konsep PO. Tujuannya supaya pihak pemasok atau penjual mengamankan ketersediaan barang Buat Anda.
Karena, Arsip PO menjadi kontrak yang mengikat kedua belah pihak Buat saling mematuhi kesepakatanya. Jadi, pihak penjual juga akan menyimpan barang yang Anda pesan Buat dikirimkan sesuai perjanjian Masa pengiriman.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan dalam Pemesanan
Tak jarang terjadi kesalahan pemesanan dalam transaksi jual beli seperti jumlah barang yang Tak sesuai, perubahan harga item, dan lain sebagainya. Dengan Membikin Arsip PO sebelumnya, maka Anda akan terhindar dari risiko kesalahan hingga penipuan.
Dalam Arsip pesanan pembelian, tercantum secara Jernih detail produk, jumlah pesanan, hingga total harganya. Jadi, Anda Dapat meminimalisir kesalahan pesanan seperti pengiriman jumlah yang Tak sesuai atau spesifikasi produk berbeda. Selain itu, Arsip PO memastikan bahwa pesanan konsisten sesuai isi kontrak.
3. Sebagai Bukti Komitmen Pembelian
Manfaat berikutnya dari purchase order atau PO adalah sebagai bukti komitmen pembelian. Pihak pembeli berkomitmen Buat membeli produk beserta membayar harganya sesuai dengan isi dalam Arsip PO. Sementara itu, pihak penjual juga berkomitmen Buat mengirimkan barang sesuai dengan Masa yang ditentukan.
Tak hanya sebagai bukti komitmen, Arsip PO juga Dapat Anda gunakan sebagai sumber informasi. Bagi pihak pembeli, Arsip pesanan pembelian Dapat menjadi pencatatan inventaris dan pembukuan. Lampau, Buat pihak penjual Dapat memanfaatkan Arsip PO sebagai sumber Buat mengirimkan tagihan kepada pembeli.
4. Mempermudah Melacak Transaksi
Pihak supplier atau pemasok setiap harinya Lanjut melakukan proses transaksi baru. Dengan adanya PO, pihak penjual Dapat lebih mudah melacak transaksi yang akan datang di kemudian hari. Arsip tersebut menjadi pengingat agar penjual mengirimkan produk dan tagihan sesuai dengan kesepakatan dalam PO.
Baca Juga: Langkah Manajemen Stok Barang Buat Bisnis Anda
Format Arsip Purchase Order
Sama seperti Arsip transaksi lainnya, Arsip PO juga Mempunyai sejumlah komponen di dalamnya. Bagi Anda yang Mau Membikin Arsip PO tetapi Tetap belum Paham apa saja komponen yang perlu Anda masukkan, Dapat menyimak pembahasan berikut ini Buat mengetahui gambaran isinya.
1. Informasi Pembeli
Hal pertama yang Tak boleh Anda lupakan ketika Membikin Arsip PO adalah menyertakan informasi pembeli. Minimal masukkan nama pembeli atau perusahaan sebagai identitas pihak yang hendak membeli produk dari supplier. Anda juga Dapat menambahkan keterangan lain seperti alamat, email, atau nomor telepon.
2. Lepas Pemesanan
Berikutnya, Anda perlu mencantumkan Lepas pemesanan PO. Tujuannya supaya kedua belah pihak Dapat melakukan pelacakan transaksi dengan mudah Kalau mengetahui Lepas pemesanan. Transparansi informasi dalam Arsip sangat diperlukan agar Dapat Anda pertanggung jawabkan nantinya.
3. Nomor PO
Perusahaan perlu melakukan pembukuan atas transaksi yang telah terjadi. Oleh karena itu, penulisan nomor purchase order sangat Krusial Buat data perusahaan agar proses audit berjalan dengan mudah.
4. Detail Produk
Komponen Krusial lainnya yang Tak boleh terlewat adalah detail produk. Anda perlu memasukkan nama produk, spesifikasi, jumlah pesanan, hingga harganya. Ini nanti yang pihak penjual jadikan acuan Ketika Membikin Arsip tagihan atau invoice.
5. Informasi Pengiriman
Informasi pengiriman termasuk ke dalam format PO yang Krusial Buat Anda cantumkan sebagai bukti pembelian. Umumnya, informasi yang tercantum meliputi jasa pengiriman paket dan detail pengiriman yang nantinya akan pembeli terima. Pastikan bahwa Anda mengisi Arsip sesuai dengan keadaan sebenarnya.
Baca Juga: Kitab Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Langkah Membuatnya Terlengkap
Sudah Paham Apa itu Purchase Order?
Sesudah menyimak pembahasan terkait purchase order di atas, Anda Dapat mempertimbangkan Buat menerapkan konsep tersebut ketika melakukan transaksi. Konsep PO memang menghadirkan sejumlah kelebihan dan kekurangan. Anda Dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan.
Pada bisnis konvensional, konsep PO Dapat Anda bayar di akhir. Akan tetapi, pada bisnis online, istilah purchase order bergeser menjadi pre order. Biasanya, pembeli harus melakukan pembayaran terlebih dahulu dan menunggu barang datang sesuai kesepakatan Masa pengiriman. Semoga artikel ini Dapat menambah wawasan, ya!